nickut Catering

necta wurde bei nickut catering bereits vor über 13 Jahren im Mai 2013 eingeführt und das zu einem Zeitpunkt, als viele Prozesse in der Branche noch stark manuell organisiert waren. Was damals als Schritt in Richtung Digitalisierung begann, hat sich seither zur zentralen Plattform des gesamten Betriebsalltags entwickelt: Rezepturmanagement, Menüplanung, Wareneinkauf, Lagerführung, Bestellabwicklung und Abrechnung laufen heute vollständig über necta. Die Benutzeroberfläche wird von den Mitarbeitenden als intuitiv wahrgenommen, ein wichtiger Faktor bei einem Unternehmen mit so vielfältigen Aufgabenbereichen.

Im Bereich der Tourenplanung zeigte sich im Lauf der Jahre ein erheblicher Optimierungsbedarf. Touren wurden auf Basis von Excel-Listen erstellt und anschließend manuell in Navigationssysteme übertragen. Dabei kamen unter anderem klassische TomTom-Geräte zum Einsatz, die lediglich rudimentäre Unterstützung boten. Eine direkte Verbindung zwischen Warenwirtschaft und Tourenplanung existierte nicht.

Das bedeutete konkret: Daten mussten mehrfach erfasst, manuell aufbereitet und anschließend in verschiedene Systeme übertragen werden. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Die Komplexität wurde zusätzlich durch die unterschiedlichen Anforderungen der Geschäftsbereiche verstärkt. Während im Schulcatering häufig fixe Touren gefahren werden, ändern sich die Routen im Bereich „Essen auf Rädern“ täglich. Hier umfasst eine Tour teilweise bis zu 50 Kunden, deren Reihenfolge und Zusammenstellung regelmäßig variiert. Ohne digitale Unterstützung bedeutete das einen enormen Koordinationsaufwand.

Vor diesem Hintergrund wurde schnell klar, dass eine nachhaltige Verbesserung nur durch eine stärkere Systemintegration möglich ist. Das zentrale Ziel bestand darin, die necta Warenwirtschaft direkt mit der Tourenplanung von DeDeFleet zu verbinden und so einen durchgängigen,digitalen Prozess zu schaffen.

Die Vision war klar: Alle relevanten Informationen – von Adressen über Touren bis hin zu den konkreten Menüinhalten pro Kunde – sollten automatisiert aus necta heraus in ein Tourenplanungssystem übertragen werden. Dadurch sollte nicht nur der manuelle Aufwand reduziert, sondern auch die Qualität und Aktualität der Daten deutlich verbessert werden.

Gemeinsam mit dem Tourenplanungssystem DeDeFleet wurde eine Schnittstelle entwickelt, die genau diese Anforderungen erfüllt. Ziel war es, die tägliche Tourenplanung direkt aus der Warenwirtschaft heraus zu steuern. Heute werden sämtliche relevanten Daten automatisiert übergeben. Dazu gehören nicht nur die Adressen der anzufahrenden Kunden, sondern auch detaillierte Informationen aus den Lieferscheinen, also etwa, welches Menü ein Kunde erhält. Diese Informationen stehen den Fahrern direkt auf ihren mobilen Endgeräten zur Verfügung. Die Abstimmung zwischen den Systemen sowie die Darstellung der Daten auf mobilen Geräten erforderten eine enge Zusammenarbeit und mehrere Iterationsschleifen. Themen wie Datenstruktur, Vollständigkeit der Informationen und Benutzerfreundlichkeit spielten dabei eine zentrale Rolle.

Die Einführung der Schnittstelle hat bei nickut catering zu spürbaren Verbesserungen im Tagesgeschäft geführt. Ein zentraler Effekt ist die deutliche Zeitersparnis. Tätigkeiten, die zuvor wöchentlich mehrere Stunden in Anspruch genommen haben, etwa das manuelle Erstellen und Aktualisieren von Tourenlisten oder das Pflegen von Papierunterlagen – entfallen heute nahezu vollständig. Allein in einem Bereich konnten so zwei bis drei Stunden pro Woche eingespart werden. Gleichzeitig hat sich die Fehleranfälligkeit erheblich reduziert. Durch die automatisierte Datenübertragung sinkt das Risiko von Übertragungsfehlern oder unvollständigen Informationen deutlich. Das wirkt sich direkt auf die Servicequalität aus: Kundenreklamationen nehmen spürbar ab, und die Auslieferung ist verlässlicher. Auch die Transparenz hat sich verbessert. Über Exportprotokolle kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Daten erfolgreich übertragen wurden und an welchen Stellen es gegebenenfalls Korrekturbedarf gibt. Das erleichtert die Kontrolle und sorgt für zusätzliche Sicherheit im Prozess.

Neben der Tourenplanung durch DeDeFleet ist necta bei nickut catering vor allem als ganzheitliche Warenwirtschaftslösung von zentraler Bedeutung und das bereits seit über mehr als einem Jahrzehnt. Das System bildet sämtliche relevanten Geschäftsprozesse ab: von der Verwaltung der Grundprodukte und Rezepturen über die Menüplanung und Kalkulation bis hin zur vollständigen Bestellabwicklung, dem Einkauf und der Kommissionierung. Besonders wertvoll ist dabei die Lückenlosigkeit der Datenbasis: Was in der Produktion geplant wird, wirkt sich direkt auf Einkaufsmengen, Lagerstände und – durch die Schnittstelle zu DeDeFleet – auch auf die Tourenplanung aus. Kein System steht isoliert, alle greifen ineinander. Das ist der eigentliche Mehrwert: nicht eine einzelne Funktion, sondern eine durchgängige, digitale Prozesskette vom Einkauf bis zur Auslieferung. Auch angrenzende Prozesse wie die Rechnungsstellung funktionieren zuverlässig. Nach der monatlichen Abrechnung erfolgt ein strukturierter Datenexport in Richtung DATEV, wodurch auch die Buchhaltung effizient integriert ist.

Trotz der bereits erreichten Fortschritte sieht nickut catering weiteres Potenzial in der Digitalisierung. Ein aktuelles Thema ist die Behälter- und Leergutverwaltung. Gerade im Umgang mit Thermoboxen und Transportbehältern kommt es immer wieder zu Verlusten und Schwund, da die genaue Nachverfolgung bislang schwierig ist.

Hier wird geprüft, wie bestehende Systeme – insbesondere necta und DeDeFleet – künftig noch stärker verzahnt werden können, um auch diesen Bereich transparenter und effizienter zu gestalten.

Die Kombination aus necta und der Anbindung an DeDeFleet hat die Prozesse bei nickut Catering nachhaltig verändert. Durch die Digitalisierung der Tourenplanung und die Integration mit der Warenwirtschaft konnten manuelle Aufwände reduziert, Fehler minimiert und die Effizienz deutlich gesteigert werden. Damit verfügt das Unternehmen heute über eine stabile, zukunftsfähige Grundlage, um den steigenden Anforderungen in der Gemeinschaftsverpflegung weiterhin gerecht zu werden.