Wenn Warenwirtschaft auf Logistik trifft: Digitale Tourenplanung mit DeDeFleet & necta

1. Was macht DeDeFleet, und für welche Art von Betrieben ist eure Lösung besonders relevant?

Martin Craul: DeDeFleet unterstützt Betriebe bei der Tourenplanung, dem Tracking und dem mobilen Arbeiten. Unsere Lösung fungiert als mobiles Bindeglied bis hin zur Auslieferfahrerin bzw. zum Auslieferfahrer. Durch die Kombination aus KI-gestützter Tourenplanung und -optimierung, Echtzeit-Tracking und mobiler App stehen allen Beteiligten jederzeit die relevanten Informationen zur Verfügung. So wird sichergestellt, dass die richtige Person die richtige Ware zur richtigen Zeit an den richtigen Kunden liefert. Besonders relevant ist unsere Lösung für Gemeinschaftsverpfleger ebenso wie für Einzelverpfleger.

2. Welche Herausforderungen seht ihr aktuell am häufigsten bei der Tourenplanung in der Gemeinschaftsverpflegung?

Martin Craul: Die größte Herausforderung liegt in der Berücksichtigung einer Vielzahl von Parametern: Entfernungen, Lieferzeitfenster, Kombination mehrerer Auslieferungen, Hygienerichtlinien, Temperaturvorgaben, Fahrzeugkapazitäten und vieles mehr. Gleichzeitig müssen kurzfristige Änderungen flexibel berücksichtigt werden. Die zentrale Frage lautet: Wer liefert was, wann und wohin – auf dem kürzesten und effizientesten Weg? Diese Komplexität lässt sich manuell kaum noch zuverlässig abbilden, bzw. kann sich ein Fahrer oder eine Fahrerin gar nicht alle Details merken.

3. Wo entstehen aus eurer Sicht die größten Reibungsverluste zwischen Küche, Logistik und Auslieferung?

Martin Craul: Die größten Reibungsverluste entstehen in der Kommunikation und bei der Datenübergabe. Stationäre Mitarbeitende müssen mobilen Mitarbeitenden alle relevanten Informationen bereitstellen – häufig unter Zeitdruck, mit viel Papier und manuellem Aufwand. Das kostet Zeit, Geld und ist fehleranfällig.

4. Was passiert in der Praxis, wenn Tourenplanung nicht sauber mit Warenwirtschaft und Produktionsdaten verzahnt ist?

Martin Craul: Fehlende Verzahnung führt zu erhöhten Logistikkosten, Fehllieferungen, unpünktlichen Auslieferungen und gegebenenfalls auch zu Überproduktion. Prozesse werden ineffizient, Transparenz geht verloren und Ressourcen werden unnötig gebunden.

5. Warum ist eine Schnittstelle zwischen einer Warenwirtschaftslösung wie necta und einer Tourenplanung wie DeDeFleet aus eurer Sicht so wichtig?

Martin Craul: Eine Schnittstelle sorgt für durchgängige Daten über alle Systeme hinweg. Doppelte Dateneingaben entfallen, der manuelle Pflegeaufwand sinkt deutlich und die Transparenz steigt. Kunden-, Auftrags- und Leergutdaten stehen in jeder Prozessphase konsistent zur Verfügung.

6. Welche Daten oder Informationen sind aus eurer Sicht entscheidend, damit Touren effizient geplant werden können?

Martin Craul: Die Grundlage für eine optimale Auslastung der Fahrzeuge ist immer die korrekte Kundenadresse. Darüber hinaus spielen – je nach gewünschtem Optimierungsgrad – Lieferzeitfenster, Tourdauer, Sperrzeiten (z. B. Ferien), Verweilzeiten, Fahrzeugkapazitäten sowie HACCP-Vorgaben eine wichtige Rolle.

7. Was schätzt ihr an der Zusammenarbeit mit necta besonders – fachlich und organisatorisch?

Martin Craul: Fachlich überzeugt necta durch eine innovative, cloudbasierte Technologie, welche Kunden eine schnelle und kosteneffiziente Anbindung im Schnittstellenumfeld ermöglicht. Organisatorisch schätzen wir die klare Digitalisierungsstrategie in der Außer-Haus-Verpflegung und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem gemeinsamen Ziel: zufriedene Kunden.

8. Welche konkreten Vorteile haben Verpflegungsbetriebe, wenn Warenwirtschaft und Tourenplanung sauber integriert sind?

Martin Craul: Die Betriebe profitieren von geringeren Prozesskosten, hoher Transparenz und deutlich vereinfachten Abläufen. Gleichzeitig werden verlässliche Aussagen gegenüber Endkunden möglich – und nicht zuletzt steigt auch die Zufriedenheit und der Spaß an der täglichen Arbeit.

9. Für welche Betriebstypen ist diese Kombination aus eurer Sicht besonders relevant (z. B. Caterer, soziale Einrichtungen, Multi-Standort-Betriebe)?

Martin Craul: Grundsätzlich für alle Unternehmen mit einer eigenen Fahrzeugflotte ab etwa fünf Auslieferfahrzeugen. In diesen Strukturen lassen sich Einsparpotenziale von bis zu 30 % realisieren, etwa durch optimierte Touren und die Reduktion von Fahrzeugen.

10. Wie wird sich Tourenplanung in der Gemeinschaftsverpflegung in den nächsten Jahren aus eurer Sicht verändern?

Martin Craul: Wir erwarten eine Verschiebung der Nachfrage: Aufgrund sinkender Geburtenzahlen wird die Schulverpflegung zurückgehen, während die Seniorenverpflegung weiterwächst. Dadurch steigen die Komplexität, die Anzahl der Standorte und die Anforderungen an eine flexible und intelligente KI-gestützte Tourenplanung.

11. Welche Rollen spielen Automatisierung, Datenqualität und Schnittstellen dabei?

Martin Craul: Sie sind zentrale Enabler: Automatisierung vereinfacht Prozesse, hohe Datenqualität schafft Verlässlichkeit und Schnittstellen sorgen für Transparenz über alle Systeme hinweg.

12. Was würdet ihr Verpflegungsbetrieben raten, die heute noch sehr manuell planen?

Martin Craul: Wir empfehlen eine ehrliche Analyse der eigenen Prozesse und Optimierungspotenziale, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Proof of Concept kann helfen, die eigene Situation zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

KI-gestützte Tourenoptimierung spart Zeit, verbessert den Einsatz von Fahrzeugen und Mitarbeitenden und sorgt am Ende für: den richtigen Kunden, den richtigen Fahrer, die richtige Ware, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.

Fazit

Diese Antworten zeigen deutlich: Effiziente Tourenplanung ist heute kein isolierter Prozess mehr, sondern ein zentraler Bestandteil durchgängiger, digitaler Küchen- und Logistikprozesse. Erst wenn Warenwirtschaft, Produktion und Auslieferung sauber miteinander verzahnt sind, lassen sich Kosten senken, Fehler vermeiden und verlässliche Aussagen gegenüber Kund:innen treffen.

Die Kombination aus necta als Warenwirtschaftslösung und DeDeFleet als KI-gestützter Tourenplanung schafft genau diese Transparenz und Durchgängigkeit – von der Planung in der Küche bis zur Auslieferung an den richtigen Ort zur richtigen Zeit. Ein wichtiger Schritt für Verpflegungsbetriebe, die ihre Logistik zukunftsfähig, wirtschaftlich und skalierbar aufstellen möchten.

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