Wie man mit Warenwirtschaft Gastronomiebetriebe über mehrere Standorte steuert

Bauchgefühl funktioniert nur bis zu einem gewissen Punkt

In einem einzelnen Restaurant kann vieles noch über Erfahrung und Gefühl gesteuert werden. Man kennt seine Mengen, seine Lieferanten, seine Abläufe. In einer Mehrstandort-Struktur funktioniert das nicht mehr. Frank Klix von der Vipur Franchise GmbH – die 12 Purino-Restaurants und 4 Steakhäuser betreibt – hat das sehr treffend formuliert:

„necta ist für uns wie ein Frühwarnsystem. Wir sehen den Wareneinsatz und alle wichtigen Kennzahlen sofort, anstatt erst Wochen nach dem Monatsabschluss.“

Vor der Einführung einer durchgängigen Warenwirtschaft wurden Abweichungen teilweise erst Wochen später sichtbar. In einem wachsenden Gastronomieunternehmen ist das schlicht zu spät.

Warenwirtschaft Gastronomie heißt: Transparenz in Echtzeit

Was ich in vielen Projekten sehe: Der eigentliche Mehrwert liegt nicht im Buchen von Lieferscheinen oder im Erfassen von Inventuren. Der Mehrwert entsteht durch die Verbindung der Daten. Bei Vipur sind Wareneinsatz und KPIs heute auf Knopfdruck sichtbar. Gleichzeitig lassen sich Standorte miteinander vergleichen, etwa welche Speisen wo besonders gut laufen. Das verändert Entscheidungen im Alltag. Frank Klix bringt es noch deutlicher auf den Punkt:

„Mit necta sind wir nicht mehr hinter dem Zug, sondern vor dem Zug. Denn mit necta haben wir ein System, das uns Klarheit und Kontrolle im täglichen Küchenbetrieb gibt.“

Genau das ist für mich moderne Warenwirtschaft in der Gastronomie: Nicht rückblickend analysieren, sondern frühzeitig erkennen.

Wenn zentrale Produktion dazukommt

Noch spannender wird es, wenn mehrere Standorte mit einer zentralen Produktionsküche arbeiten. Bei den Pletzer Resorts wurde mit der Gründung einer zentralen Produktionsküche gleichzeitig eine digitale Plattform eingeführt. Ziel war es, Regionalität, Qualität und wirtschaftliche Steuerung von Beginn an mitzudenken. Entscheidend waren dabei zwei Faktoren: Standortunabhängiger Zugriff und F&B-Controlling in Echtzeit. Gerade in der Hotellerie mit mehreren Betrieben und hohen Qualitätsanforderungen braucht es eine konsistente Datenbasis. René Benischek, Produktion F&B Direktor, Pletzer Resorts, beschreibt das so:

„Wir steuern heute nicht mehr nur die Verpflegung mit necta. Wir steuern Herkunft, Kosten, Qualität und Prozesse. Und das auf einem ganz neuen Niveau.“

Für mich zeigt dies sehr klar:  Warenwirtschaft ist kein Kontrollinstrument. Sie ist ein Führungsinstrument.

Integration ist der eigentliche Hebel

Was ich immer wieder erlebe: Der größte Unterschied liegt nicht in der Oberfläche, sondern in der Integration. Bei Vipur werden Rechnungen automatisiert über Schnittstellen abgeglichen. Kassensysteme sind angebunden, sodass Umsatz und Wareneinsatz direkt vergleichbar werden. Bei Pletzer Resorts sind ERP, Buchhaltung und Gastrosoftware integriert. Das klingt technisch, ist aber im Alltag entscheidend.
Denn nur wenn Einkauf, Produktion, Verkauf und Controlling miteinander sprechen, entsteht ein durchgängiges Bild.

Mehrere Standorte bedeuten: Standardisierung ohne Einheitsbrei

Ein weiterer Punkt, der häufig unterschätzt wird: Mehr Standorte brauchen klare Standards, aber keine starren Systeme. Bei Vipur war es wichtig, eine standardisierte Rezept- und Portionslogik zu hinterlegen, um Qualität standortübergreifend sicherzustellen. Gleichzeitig sollte genügend Flexibilität für ein frisches, kreatives Küchenkonzept bleiben. Das ist aus meiner Sicht die eigentliche Herausforderung in der Gastronomie: Prozesssicherheit und Kreativität miteinander zu verbinden.

Fazit

Wenn mehrere Standorte in der Gastronomie ins Spiel kommen, wird eine digitale Warenwirtschaft noch relevanter. Denn dann geht es nicht mehr um einzelne Listen, verspätete Monatsabschlüsse oder improvisierte Excel-Tabellen. Dann geht es darum, in Echtzeit zu sehen, wie sich Wareneinsatz, Umsätze und Kosten entwickeln, nicht Wochen später, sondern im laufenden Betrieb. Es geht darum, Standorte miteinander vergleichen zu können, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gezielt zu reagieren.

Entscheidend sind integrierte Datenflüsse, bei denen Einkauf, Produktion, Verkauf und Controlling miteinander verbunden sind und nicht nebeneinander existieren. Und es geht um Skalierbarkeit: um Systeme, die nicht nur den heutigen Stand abbilden, sondern weiteres Wachstum strukturiert ermöglichen.

Genau darin liegt für mich die Antwort auf die Frage, wie man Gastronomiebetriebe über mehrere Standorte steuert:
Mit klarer Struktur. Mit Transparenz auf Knopfdruck. Und mit einer durchgängigen digitalen Warenwirtschaft wie necta, die Prozesse verbindet statt isoliert verwaltet.

Neugierig geworden?

Wenn Sie mehrere Gastronomiestandorte führen und sich fragen, wie sich Prozesse strukturierter verbinden lassen, sprechen Sie gerne mit unserem Team.