Catering Software: Wie moderne Verpflegungsbetriebe digital planen & kalkulieren

Warum Catering heute ohne Software kaum mehr funktioniert

Wenn ich mit Küchenleitungen spreche, höre ich oft denselben Seufzer: „Die Küche läuft, aber das Drumherum frisst uns auf.“ Und das kann ich gut nachvollziehen. Die Anforderungen an Cateringbetriebe sind in den letzten Jahren explodiert.

Da ist zum einen die Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV) mit ihren strengen Vorgaben zur Allergenkennzeichnung. Dann das Thema Nachhaltigkeit, das längst kein freiwilliges Engagement mehr ist, sondern zunehmend über ESG-Richtlinien (Environment, Social, Governance) gemessen wird. Und gleichzeitig steigt der Druck, wirtschaftlich zu arbeiten, bei steigenden Preisen und knapper werdendem Personal.

Besonders spannend wird es bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder unterschiedlichen Kundengruppen: ein Betriebsrestaurant hier, eine Klinik dort, dazu kurzfristige Eventaufträge. Überall unterschiedliche Lieferanten, Bestelllisten und Abläufe, und trotzdem soll am Ende alles reibungslos funktionieren.

Ich habe in vielen Projekten gesehen, wie schnell da der Überblick verloren gehen kann. Wenn Einkaufsdaten, Rezepturen und Produktionspläne in verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen liegen, ist Chaos vorprogrammiert. Genau hier macht Software den Unterschied: Sie bringt Struktur in den Alltag, bündelt Informationen und sorgt dafür, dass alle im Team auf derselben Datengrundlage arbeiten – egal ob in der Küche, im Einkauf oder in der Verwaltung.

Oder wie es mir ein Küchenleiter neulich treffend gesagt hat:

„Früher hatte ich drei Ordner und ein Telefon, heute öffne ich necta und sehe alle Daten auf einen Blick.“

Doch bevor wir in die Praxis einsteigen, stellt sich die Frage: Was genau sollte eine Software eigentlich können, um Küchen wirklich zu entlasten?

Was eine gute Catering Software leisten muss

In meinen Gesprächen mit Küchenleitungen geht es selten um „Digitalisierung“ im theoretischen Sinn. Es geht um Alltag. Um den Moment, wenn morgens das Telefon klingelt, die Lieferung verspätet ist und trotzdem 800 Essen pünktlich fertig werden müssen. Genau dann zeigt sich, ob eine Software wirklich hilft, oder nur zusätzliche Arbeit macht.

Viele Systeme, die ich mir im Laufe der Jahre angesehen habe, sind reine Verwaltungstools: hübsche Oberflächen, viele Eingabefelder, aber wenig Praxisbezug. Eine gute Catering Software dagegen denkt in Abläufen, nicht in Formularen. Sie spiegelt den echten Küchenprozess wider, von der Planung über den Einkauf bis hin zur Abrechnung.

Planung & Rezeptverwaltung

Gerade in der Planung entscheidet sich, ob der Tag rund läuft. Eine professionelle Catering Software ermöglicht eine zentrale Menüplanung mit automatischer Mengenberechnung, basierend auf Portionenzahlen, Rezepturen und Lagerbeständen.

Digitale Rezepte sind dabei der Kern: Sie enthalten nicht nur Zutaten und Arbeitsschritte, sondern auch Kalkulationen, Nährwerte und Allergeninformationen. Änderungen, etwa an Portionsgrößen oder Produktpreisen, werden sofort im gesamten System aktualisiert.

So behalten Küchenleitungen immer den Überblick, egal ob sie 50 oder 5.000 Mahlzeiten am Tag planen.

Einkauf & Lagerverwaltung

Eine intelligente Catering Software verknüpft Planung und Einkauf automatisch. Der Bedarf wird direkt aus der Menüplanung abgeleitet, Mindestbestände werden berücksichtigt, und Bestellvorschläge entstehen auf Knopfdruck.

Der Vergleich von Lieferantenpreisen wird damit endlich einfach, kein mühsames Nachschlagen oder manuelles Rechnen mehr. Und sobald alles passt, kann die Bestellung erstellt und an den Lieferanten übermittelt werden.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehlbestellungen, etwas, das in großen Küchen schnell teuer werden kann.

Produktion & Controlling

Wenn die Planung steht und der Einkauf erledigt ist, kommt es auf reibungslose Abläufe in der Produktion an. Tages- und Wochenübersichten zeigen, welche Gerichte wann produziert werden müssen, inklusive Mengen, Allergenen und Hinweisen für das Team.

Mit einer guten Catering Software behält die Küchenleitung mit Auswertungen zu Wareneinsatz und Kosten jederzeit den Überblick. Diese Auswertungen zeigen, wo Prozesse rund laufen und wo Potenzial zur Optimierung besteht.

Auch für die Geschäftsführung sind diese Zahlen Gold wert: Sie machen sichtbar, welche Standorte wirtschaftlich arbeiten und wo Anpassungen nötig sind.

Praxisbeispiel: Wie ein Caterer mit mehr als 200 Standorten den Überblick behält

Vor einiger Zeit durfte ich ein besonders spannendes Projekt begleiten, die Einführung von necta bei Klüh Catering.
Klüh ist einer der führenden Anbieter im Bereich Gemeinschaftsverpflegung in Deutschland und betreibt über 200 Küchenstandorte in Betrieben, Kliniken, Senioreneinrichtungen und Schulen. Schon in den ersten Gesprächen war klar: Die Herausforderungen sind typisch für viele große Catering-Unternehmen – nur im XXL-Format.

Die Ausgangslage

Viele Standorte, unterschiedliche Lieferanten, kein einheitliches Reporting.
Das bisherige System konnte die individuellen Prozesse nicht abbilden, Schnittstellen fehlten und es kam immer wieder zu Problemen, etwa durch falsche Ersatzlieferungen, die die Kalkulation durcheinanderbrachten. Gleichzeitig wollte Klüh die Abhängigkeit von externen Einkaufsgesellschaften reduzieren und eine eigene, skalierbare Warenwirtschaft aufbauen.

Die Umsetzung mit necta

Gemeinsam mit einem zentralen Projektteam haben wir die Abläufe Schritt für Schritt digitalisiert. Die Menü- und Rezeptplanung wurde zentralisiert, Bestellvorschläge automatisiert, und über die Auswertungen entstand endlich ein klarer Überblick über Wareneinsatz, Kosten und Lagerstände.
Ein besonderer Erfolgsfaktor war die enge Einbindung der Küchenleitungen, dadurch wurde necta von Anfang an als Lösung, nicht als Belastung wahrgenommen.

Das Ergebnis

Schon kurz nach der Einführung zeigte sich bei Klüh, wie stark necta den Alltag verändern kann. Die Anwenderzufriedenheit stieg deutlich, weil die Software Abläufe praxisnah abbildet und spürbar entlastet.

Durch klar strukturierte Bestellungen wurde die Zahl der Ersatzlieferungen massiv reduziert, ein wichtiger Schritt zu mehr Planungssicherheit. Gleichzeitig sorgen standardisierte Rezepte und Artikel für einheitliche Qualität und verlässliche Kalkulation in allen Betrieben.

Auch wirtschaftlich zahlt sich die Umstellung aus: Die Anbindung an MBS-Systeme senkt Personalkosten, und zentrale Datenpflege spart Zeit im Controlling. Zudem lassen sich Vorgaben und Informationen heute zentral steuern – schnell, transparent und standortübergreifend.

Was mich an diesem Projekt besonders beeindruckt hat, war die Konsequenz, mit der Klüh Digitalisierung als strategisches Thema verstanden hat. Heute sind alle Standorte zentral vernetzt, und Prozesse, die früher Tage dauerten, laufen jetzt in Minuten.

Oder wie es der damalige Projektleiter von Klüh, Michael Ihm, treffend formuliert hat:

„necta hat unsere Prozesse nicht nur stabilisiert, sondern strategisch gestärkt. Die Standardisierung und Transparenz im Einkauf sowie die passgenaue Abbildung unserer Abläufe sind echte Erfolgsfaktoren.“

Wer tiefer in die Geschichte eintauchen möchte, findet die vollständige Erfolgsgeschichte von Klüh Catering hier.

Die größten Vorteile aus meiner Sicht

Wenn ich heute mit Küchenleitungen spreche, höre ich oft dieselbe Rückmeldung: „Wir hätten nie gedacht, dass Software so viel verändern kann.“
Und genau das ist es, was mich an meiner Arbeit begeistert, nämlich zu sehen, wie digitale Unterstützung echten Unterschied macht. Aus all den Projekten der letzten Jahre haben sich für mich fünf Punkte herauskristallisiert, die den größten Unterschied machen und die in fast jeder Küche gelten:

1. Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

Bestellvorschläge, Rezeptupdates oder Inventuren laufen heute fast nebenbei. Viele Betriebe sparen dadurch mehrere Stunden pro Woche. Zeit, die vorher im Büro verloren ging.

2. Transparenz über Wareneinsatz und Kosten

Zahlen, die früher mühsam zusammengetragen werden mussten, sind nun jederzeit abrufbar. Küchenleitungen sehen auf einen Blick, wo sie stehen und können gezielt reagieren, bevor es teuer wird.

3. Bessere Planbarkeit bei Personal und Einkauf

Wenn alle Daten im System zusammenlaufen, lässt sich der Tag verlässlich planen. Engpässe im Lager oder kurzfristige Änderungen in der Produktion werden rechtzeitig sichtbar und das gibt Sicherheit für den Arbeitsalltag.

4. Nachhaltigkeit durch bedarfsgerechte Produktion

Mit präzisen Rezept- und Mengenberechnungen wird genau das produziert, was wirklich gebraucht wird. Das senkt nicht nur Kosten, sondern reduziert auch Food Waste, ein Thema, das mir persönlich sehr am Herzen liegt.

5. Entlastung der Teams – mehr Zeit für Gäste statt Büro

Am Ende geht es um die Menschen in den Küchen. Wenn Abläufe rund laufen, bleibt mehr Raum für das, was sie am liebsten tun: kochen und Gastgeber sein.

Das Beste ist, wenn mir Küchenchefs sagen: „Ich habe endlich wieder Zeit, mich ums Essen zu kümmern.“

Mein Fazit

Nach all den Projekten, die ich in den letzten Jahren begleiten durfte, ist für mich eines klar: Catering Software ist heute kein Luxus mehr, sondern Standard.
Die Anforderungen in Küchen sind so komplex geworden, dass ohne digitale Unterstützung kaum noch wirtschaftlich und nachhaltig gearbeitet werden kann.

Wer seine Daten intelligent nutzt, kann Entscheidungen endlich auf Basis von Fakten treffen und nicht auf Bauchgefühl. Das schafft Transparenz, Sicherheit und vor allem: Freiraum für das Wesentliche. Denn am Ende geht es in jeder Küche darum, gutes Essen auf den Teller zu bringen und Gäste zufrieden zu machen.

Ich habe Küchen erlebt, die nach wenigen Wochen gar nicht mehr zurück wollten. Genau das zeigt mir: Digitalisierung kann auch Spaß machen, wenn sie richtig umgesetzt wird.

Erleben Sie, wie Catering Software mit necta in der Praxis funktioniert – und wie Sie Ihre Abläufe digital vereinfachen können.

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