Vorderlandhus

Im Sozialzentrum Vorderlandhus waren vor der Einführung von necta kleinere Softwarelösungen im Einsatz, die sich auf Küchenprogramme mit Fokus auf Rezepten und Produkten beschränkten. Für viele Prozesse existierten nur manuell geführte Listen. Besonders durch die damals anstehende Einführung der Allergenverordnung entstand der Bedarf nach einem strukturierteren, zukunftsfähigen System. Obwohl die Idee intern zunächst auf Skepsis stieß, unterstützte die Leitung den Wechsel konsequent.

Ziel war es, ein System zu finden, das zukünftige Anforderungen flexibel mittragen kann und sich gut in die bestehende Arbeitsweise integrieren lässt. Die Entscheidung fiel auf necta, weil es modular aufgebaut ist, damit kostentransparent und gleichzeitig erweiterbar bleibt. Ein zusätzlicher Pluspunkt war, dass necta bereits in der Berufsschule Lochau im Einsatz war, ein Zeichen für langfristige Anwendbarkeit und Vertrauen in der Region.

Das Projekt wurde gemeinsam mit dem Team geplant. Aufgaben wurden klar zugeordnet, die Umsetzung erfolgte strukturiert Schritt für Schritt. Dabei wurde sowohl auf klare Projektziele als auch auf das individuelle Umsetzungstempo Rücksicht genommen. Besonders hilfreich war die Unterstützung durch eine administrative Kraft neben dem Küchenteam.

Zum Zeitpunkt der Einführung war keine WLAN-Infrastruktur im Haus vorhanden, was zusätzliche technische Planung erforderte. Die Einführung des Bestellsystems war sensibel zu gestalten, insbesondere im Pflege- und Kinderbereich, wo die Akzeptanz der Nutzer:innen besonders wichtig war. Auf Lieferantenseite stieß die neue Transparenz teilweise auf Widerstand: Durch die Vergleichbarkeit von Angeboten entstand ein stärkerer Wettbewerbsdruck, was bei einigen Lieferanten zu Befürchtungen hinsichtlich möglicher Umsatzeinbußen führte. Eine weitere Herausforderung war zu Beginn die Datenqualität, etwa bei Artikelstammdaten.

Durch die Einführung von necta konnten Arbeitsabläufe spürbar gestrafft und ineinandergreifende Prozesse aufgebaut werden, von der Kundenbestellung über die Warenbestellung bis hin zur Verrechnung. Besonders im Einkauf und in der Lieferantenkommunikation sorgte die zentrale Datenbasis für mehr Struktur und Effizienz.

Ein großer Gewinn war die Zeitersparnis im administrativen Bereich, da viele Abläufe nun automatisiert und digitalisiert ablaufen. Auch die Routine im Team wurde gestärkt, weil Arbeitsschritte klarer definiert und verlässlich verknüpft sind.
Ein besonderer Mehrwert zeigte sich bei der Allergendeklaration: Mit necta gelingt eine saubere, LMIV-konforme Kennzeichnung, die automatisch an die Kundenkommunikation übergeben wird, ein entscheidender Punkt für rechtliche Sicherheit und Vertrauen.

Zudem konnte necta als datenbasiertes Werkzeug aktiv zur Unterstützung des Projekts „Vorarlberg am Teller“ beitragen, indem Herkunft und Warenströme transparent nachgewiesen wurden.

Besonders geschätzt wird im Sozialzentrum das integrierte Bestellsystem von necta. Es bildet den gesamten Ablauf von der Bestellung der Bewohner:innen bis zur Ausgabe klar strukturiert ab und bringt damit spürbare Erleichterung im Küchenalltag.

Auf einen Blick ist ersichtlich, wie viele Portionen bestellt wurden, welche Mengen gekocht und eingekauft werden müssen. Das schafft Planungssicherheit, reduziert Überproduktion und sorgt für eine verlässliche Versorgung der Bewohner:innen.

Auch bei der Angebotsgestaltung bringt das System große Vorteile: Durch die verlässlichen Bestelldaten lassen sich Speisepläne besser kalkulieren und gezielt anpassen, sowohl im Hinblick auf Vorlieben als auch auf Wirtschaftlichkeit.

Im Vorderlandhus wurde necta nicht nur eingeführt und optimiert, es wurde auch erfolgreich von einer Generation der Küchenleitung an die nächste übergeben.

Das zeigt: necta ist mehr als eine Softwarelösung. Es ist ein fester Bestandteil der betrieblichen Struktur geworden – tief verankert in den täglichen Abläufen, anpassbar und zukunftsfähig.

Damit bleibt Wissen nicht an einzelne Personen gebunden, sondern wird durch das System selbst bewahrt und weitergetragen.

Während die anfängliche Skepsis im Küchenteam spürbar war, konnten viele Mitarbeitende durch positive Erfahrungen überzeugt werden. Besonders in den Bereichen Pflege, Verwaltung und Kindereinrichtungen wurde eine hohe Akzeptanz erreicht. Ein zusätzlicher Vorteil: Bewohner:innen können ihr Essen selbst auswählen und bestellen, was ihre Selbstständigkeit stärkt und zugleich die Zufriedenheit erhöht – ein wichtiger Beitrag zur Lebensqualität im Alltag.

Die Einführung neuer digitaler Prozesse bringt naturgemäß immer gewisse Anfangshürden mit sich, wurde aber insgesamt positiv angenommen.