Erfolgsgeschichte
In Via Köln
Mehr als nur Software: Wie IN VIA Köln mit necta den Küchenalltag neu denkt
IN VIA Köln ist ein Fachverband der Caritas und zählt mit über 800 Mitarbeitenden und rund 160 Ehrenamtlichen zu den größten Sozialverbänden der Stadt Köln.
Mit rund 220 Verpflegungstagen pro Jahr und einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit versorgt das Inklusionsunternehmen IN VIA mehrere pädagogische Einrichtungen in Köln mit etwa 6.500 frisch zubereiteten Mahlzeiten pro Tag.
Um die Küchenprozesse effizienter, digitaler und zukunftssicher zu gestalten, wurde im Jahr 2015 necta eingeführt. Seit 2025 hat die IN VIA Köln GmbH zwei weitere Standorte, an denen Betriebskantinen und Konferenzservice im Fokus stehen.
Ausgangssituation
Vor der Einführung von necta war der Küchenalltag bei IN VIA Köln stark durch manuelle Prozesse geprägt, insbesondere Excel-Tabellen, in denen Rezepturen und Bestellungen verwaltet wurden. Kam es zu fehlerhaften Einträgen, musste oft „die Nadel im Heuhaufen“ gesucht werden. Zudem waren die Verwaltung von Allergenen, die Zusammenstellung von Wochenmenüplänen in der IN VIA-Schalenlogik sowie die Erstellung von Auswertungen sehr mühsam und zeitaufwändig.
„Mit necta haben wir aus dem Excel-Chaos einen klar strukturierten, digitalen Küchenprozess gemacht. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern sorgt für Verlässlichkeit in der Produktion, der Ausweisung von Allergenen und Auswertungen.“
Mathias Rüßler Leiter der Schulverpflegung bei IN VIA Köln
Ziele & Entscheidungsgrundlage
Das Ziel war klar: Eine einheitliche, digitale Lösung, die alle relevanten Prozesse der Verpflegungseinrichtung IN VIA abdeckt, von der Produktion über die Bestellung bis hin zur Auswertung. Besonders wichtig war IN VIA die Möglichkeit zur zentralen Steuerung, ohne die Eigenständigkeit der Standorte einzuschränken. Der Anspruch war es, die Verpflegung nachhaltiger, transparenter und auch verlässlicher zu gestalten.
Projektverlauf
Zwei der drei Standorte von IN VIA Köln wurden erfolgreich auf necta umgestellt. Von der ersten Planung bis zum Go-Live verlief die Einführung gut strukturiert, begleitet durch Schulungen und enge Zusammenarbeit.
Während ein Standort necta heute für die komplette Abwicklung des Konferenz- und Kaffeeservices inklusive Anlieferungszeiten und -orte nutzt, kommt necta am zweiten Standort vollumfänglich in der Produktionsküche zum Einsatz.
Besondere Anforderungen
Die Verpflegungsarbeit von IN VIA Köln ist geprägt von sozialer Verantwortung, Nachhaltigkeit und individueller Betreuung. Entsprechend hoch waren auch die Anforderungen an necta. Besonders wichtig war Mathias Rüßler die transparente und nachvollziehbare Abbildung von Bestellungen, sowohl für interne Kunden wie zum Beispiel für offene Ganztagsschulen als auch für externe Partner.
Auch eine verlässliche Allergenkennzeichnung war unerlässlich. Als biozertifizierter Betrieb benötigte IN VIA außerdem eine digitale Lösung, die die Erfüllung der entsprechenden Standards effizient unterstützt.
Ein wichtiges Anliegen war zudem die Integration einer zentralen, saisonalen Einkaufslogik: IN VIA verfolgt einen bewussten und nachhaltigen Umgang mit Lebensmitteln – Produkte wie Honigmelonen oder Erdbeeren im Dezember sollen gezielt vermieden werden.
„Mit necta haben wir einen digitalen Wächter an unserer Seite, der uns hilft, saisonal, verantwortungsbewusst und konsequent einzukaufen. So wird Nachhaltigkeit in der Küche gelebter Alltag.“
Mathias Rüßler Leiter der Schulverpflegung bei IN VIA Köln
Diese konsequente Einkaufspolitik hat weitreichende Auswirkungen: Sie schafft nicht nur Transparenz und Klarheit für alle Beteiligten, sondern sensibilisiert auch die Verantwortlichen vor Ort – etwa in Schulen und Kitas – für die Bedeutung von saisonaler Ernährung und nachhaltigem Wirtschaften. So leistet necta einen aktiven Beitrag zur Bewusstseinsbildung, bei Fachkräften wie bei Kindern, und stärkt den Wert von Lebensmitteln und Umweltschutz im täglichen Handeln.
Ergebnisse & Mehrwert
Seit der Einführung von necta verzeichnet IN VIA Köln deutliche Effizienzgewinne und qualitative Verbesserungen. Besonders bei der Etikettierung, Planung und Auswertung konnte eine Zeitersparnis von 30 bis 35 % erzielt werden. Statt unübersichtlicher Excel-Tabellen sorgen heute standardisierte und nachvollziehbare Prozesse in necta für mehr Sicherheit im Küchenalltag. Die Möglichkeit einer zentralen Einkaufssteuerung erleichtert strategisches Beschaffen und schafft Spielräume für eine nachhaltige Sortimentsgestaltung.
Auch im Alltag bietet necta spürbare Vorteile: Auswertungen und Wochenstatistiken sind schnell abrufbar, Menüpläne lassen sich kalkulatorisch bewerten, sodass die Einhaltung des Budgets bereits bei der Planung transparent wird. Und selbst im Arbeitsfluss unterstützt das System: Automatisierte Erinnerungsmails helfen bei der Einhaltung von Fristen, z. B. zur Speiseplanfreigabe, ein echter Mehrwert in der täglichen Organisation.
„30–35 % weniger Zeitaufwand in der Planung und Auswertung dank necta, das ist nicht nur eine Zahl, das ist spürbare Erleichterung für unser Team im hektischen Arbeitsalltag.
Antonio La Roccastellvertretende Leitung Schulverpflegung IN VIA Köln
Die beliebtesten Funktionen bei IN VIA Köln
Fragt man Mathias Rüßler und Antonio La Rocca nach den meistgenutzten und wirkungsvollsten Funktionen von necta, kristallisieren sich vor allem diese Features als echte Alltagserleichterung heraus:
- Wochenmenüplan mit Kalkulation Bereits bei der Planung zeigt sich, ob das Budget eingehalten wird – transparent und auf einen Blick.
- Etikettendruck mit Schalenlogik Spart wertvolle Zeit und reduziert Fehler – besonders bei der Allergenkennzeichnung ein großes Plus.
- Zentrale Einkaufssteuerung Macht strategischen, saisonalen und nachhaltigen Einkauf planbar – zentral koordiniert, lokal umsetzbar.
- Auswertungen & Statistiken Portionenzahlen, Wochenübersichten oder Auftragszahlen sind jederzeit abrufbar – für volle Kontrolle ohne Mehraufwand.
Nutzer:innen-Feedback
Zu Beginn gab es bei älteren Mitarbeitenden Widerstände, doch mit ersten Erfolgserlebnissen und spürbarer Entlastung wuchs die Akzeptanz.
Schulungsbedarf
Der Schulungsaufwand war gut kalkulierbar. Teams konnten rasch eingearbeitet werden, viele Funktionen erschließen sich intuitiv, vor allem im Zusammenspiel mit my necta, das ergänzende Bestell- und Kommunikationsportal.
Technischer Einblick
Aktuell ist necta an das Buchhaltungssystem Diamant angebunden. Für Bestellungen und die interne Kommunikation wird my necta genutzt, dass die Prozesse transparent und effizient gestaltet. Der gesamte Datenaustausch erfolgt digital, ein wesentlicher Schritt zur Reduktion manueller Arbeit und zur Verbesserung der Datenqualität. So können Bestellungen oder auch Speiseplanfreigaben bequem und nachvollziehbar über necta abgewickelt werden.
„Wenn man einmal sieht, wie viel einfacher der Alltag mit necta wird, überzeugt das ganz automatisch.“
Mathias RüßlerLeiter der Schulverpflegung bei IN VIA Köln
Ausblick & Fazit
IN VIA Köln mit Mathias Rüßler und Antonio La Rocca in der Verantwortung der Schulverpflegung verfolgt eine ambitionierte Vision für die digitale und nachhaltige Weiterentwicklung ihrer Verpflegungseinrichtungen. Ziel ist die vollständige Digitalisierung aller Verpflegungsprozesse, um Effizienz, Transparenz und Qualität weiter zu steigern.
Parallel dazu soll die Integration von Nachhaltigkeitsprinzipien noch stärker verankert werden, sowohl durch bewusste Produktwahl als auch durch aktive Bildungsimpulse in den betreuten Einrichtungen.
Ein einfaches, aber wirkungsvolles Beispiel: Der Bio-Apfel.
Er zeigt den Kindern, dass echtes, ökologisch angebautes Obst nicht immer perfekt aussieht und genau das in Ordnung ist. So entsteht ein grundlegendes Verständnis für natürliche Lebensmittel, für Saisonalität und für den respektvollen Umgang mit Ressourcen.
Mit dieser Kombination aus digitaler Steuerung und gelebter Bildungsarbeit leistet IN VIA einen wichtigen Beitrag zu einer bewussteren Ernährungskultur, und das schon bei den Jüngsten.
Ein weiterer Fokus liegt auf der Stärkung der Entscheidungshoheit vor Ort, etwa in Schulen und Kitas, wo das Personal eigenständig Bestellmengen oder Speiseplananpassungen vornehmen kann. Die perspektivische Idee von IN VIA ist es, Sonderkost-Menüs eigenständig in der eigenen Küche zu produzieren – aktuell werden diese noch zugekauft. Dafür läuft bereits die Suche nach verlässlichen Lieferanten, die höchste Standards bei der Allergenkennzeichnung erfüllen.
Mit necta hat IN VIA Köln eine Lösung gefunden, die nicht nur Prozesse verbessert, sondern auch Haltung sichtbar macht.
Unternehmen
IN VIA Köln GmbH
Branche
Sozialwirtschaft, Schul- & Gemeinschaftsverpflegung
Ort
Köln, Nordrhein-Westfalen
Anwendungsbereiche
Schulverpflegung, Konferenzservice