Digitale Warenwirtschaft: Einblicke von S&F zur Umsetzung mit necta

1. Wie gestaltet sich eure Zusammenarbeit mit Verpflegungsbetrieben bei der Einführung der necta Warenwirtschaft konkret?

Oliver Schrock: Unsere gemeinsamen Kunden profitieren in erster Linie vom jahrzehntelangen BestPractice Know-how unserer Anwendungsberater und natürlich von der Möglichkeit, die necta-Plattform über S&F in weiten Teilen kostenfrei bzw. stark subventioniert nutzen zu können. Die Basisvariante bestehend aus dem Basismodul inkl. Einkauf, Lager, Rezepturen, Menüplanung und Controlling kann über S&F komplett kostenfrei genutzt werden – inklusive Schulung und Lieferantenmanagement zur Bespielung des necta-Systems. Auch komplexe Zentralküchenbetriebe zur Belieferung interner und externer Kunden profitieren erheblich von den deutlich reduzierten Konditionen der necta-Software über S&F. Das ist ein wirklich einzigartiges Angebot, das in dieser Form im Markt nirgendwo sonst zu finden ist.

2. Mit welchen Hürden oder Unsicherheiten sehen sich Unternehmen aus der Gemeinschaftsverpflegung typischerweise konfrontiert, wenn sie auf eine digitale Warenwirtschaft umstellen?

Oliver Schrock: Es gibt verschiedene Stolperstellen, die man umschiffen sollte, damit ein solches IT-Projekt tatsächlich zum Erfolg wird:

• Unvollständige oder inkonsistente Stammdaten:

Fehlende oder fehlerhafte Artikel- und Lieferantendaten sind eine häufige Hürde. Hier greift zum einen das umfängliche Lieferantennetzwerk der S&F mit mehr als 850 angeschlossenen Food- und Non Food-Lieferanten, die jederzeit kurzfristig aufgeschaltet werden können. Neue Lieferanten (z.B. regionale Lieferpartner) können jederzeit über S&F freigeschaltet werden.

• Fehlende Schnittstellen:

Die Integration mit bestehenden Lieferanten-Systemen oder ERP-Systemen kann komplex sein. necta verfügt bereits über vielfältige Schnittstellen zu FIBU-, Kassen- oder Signage-Systemen. Seit Kurzem bietet necta zudem eine API-Schnittststelle an (necta.one), über die es noch einfacher ist, externe Systeme zu integrieren. Aktuell geht es hier auch z.B. um Prognose- oder Nachhaltigkeits-Tools. S&F übernimmt hier, ebenfalls mit breitem Erfahrungsschatz, das erforderliche Schnittstellenmanagement, damit die Integration der necta-Software ein kurzfristiger Erfolg wird.

• Unsicherheit bei Prozessanpassungen:

Analog der kundenindividuellen Strukturen führt die S&F zu einer verbesserten Prozessqualität ihres Unternehmens. Fragen bezüglich der Anpassung von Lagerbestandsmanagement, Produktionsplanung und Bestellprozessen werden in der Praxis direkt und persönlich vom Anwendungsberater beantwortet.

• Angst vor Bedienbarkeit und Kontrollverlust:

Bedenken hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit der neuen Software und der Kontrolle über die Prozesse werden mit necta in der Praxis schnell zerstreut, da es sich um eine bewährte IT-Plattform handelt, die bereits seit Jahren bei vielen Kunden (z.B. bundesweite Caterer) erfolgreich im Einsatz ist.

• Personalengpässe für Schulungen:

S&F favorisiert ein schrittweises Vorgehen im Phasenmodell. Zeitliche und personelle Ressourcen für Schulungen sind oft knapp. S&F löst dies, indem jeder Kunde einen speziellen Anwendungsberater an die Seite gestellt bekommt. Zudem bietet einen persönlichen Support an – keine Macht den Tickets. Sofern Schulungen online durchgeführt werden, sind diese kostenfrei – und kurzfristig möglich.

• Rechtliche und kennzeichnungspflichtige Fragestellungen:

Unsicherheiten bezüglich der Einhaltung der Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV), wie z.B. Allergen- und Nährwertkennzeichnung werden durch den Einsatz der necta-Software gelöst. Das Lieferantenmanagement der S&F-Gruppe sorgt dafür, dass diese kennzeichnungspflichtigen Daten von den Lieferanten übermittelt und mit den Rezepten und Speiseplänen automatisch verknüpft werden.

• Sorge vor Betriebsstörungen:

Die Befürchtung, dass es während der Umstellungsphase zu Ausfällen im Betriebsablauf kommen könnte, kann in der Praxis ausgeschlossen werden, da es sich bei necta um ein mehrfach gespiegeltes System handelt. Da es sich um ein cloud-basiertes System handelt, benötigt man einen Internetzugang. Wenn dieser über WLAN nicht verfügbar ist, ist auch eine mobile Nutzung möglich. Für den Worst Case besteht ein Notfallkonzept, welches in einem solchen Fall herangezogen werden kann.

3. Warum reicht es aus eurer Sicht nicht aus, nur die Software bereitzustellen, und welche Rolle spielt eine strukturierte Begleitung im Projektverlauf?

Oliver Schrock: Die Bereitstellung von Software allein reicht nicht aus, da sie lediglich bestehende Fehler automatisiert. Ohne eine begleitende Analyse und Optimierung der Prozesse, die Bereinigung von Daten, die Einrichtung von Schnittstellen und ein gezieltes Change Management bleiben wesentliche Effizienz- und Qualitätsgewinne aus.

In der Praxis übernimmt S&F nicht nur die Schulung und den Support des necta-Systems. Das gesamte Projekt ist eingebettet in ein umfangreiches Lieferanten- und Datenmanagement, ohne dass diese Software nicht einsatzfähig wäre. Begleitet wird dies durch umfassende Preisbewertungen zu Beginn und während der Zusammenarbeit, um a) Einsparungen für den Kunden zu erzielen und b) diese langfristig durch ein umfassendes Controlling zu sichern. Der Kunde wird dadurch nicht nur in der IT-Einführung, sondern auch im täglichen Einkaufsmanagement – immer nach Vorgabe des Kunden – entlastet.

4. Wie gelingt es euch, Teams frühzeitig einzubinden und die notwendige Akzeptanz für neue digitale Prozesse zu schaffen?

Oliver Schrock: Dies ist ein entscheidender Punkt, um die Einführung eines IT-Projektes zu einem nachhaltigen Erfolg zu machen. Wir setzen dabei auf folgende Erfolgsfaktoren:

• Frühzeitige Workshops: Einbeziehung der Teams in Workshops, um ihre spezifischen Bedarfe und „Pain Points“ im Einkaufsmanagement zu identifizieren.
• Einsetzung von Superusern: Benennung und Schulung von internen Multiplikatoren, die als Ansprechpartner für ihre Kollegen fungieren.
• Praxisorientierte Schulungen: Schulungen, die direkt auf die täglichen Arbeitsabläufe zugeschnitten sind und reale Anwendungsfälle simulieren.
• Pilotbetriebe: Durchführung von Tests mit echten Prozessen in ausgewählten Bereichen, um positive Erfahrungen zu sammeln.
• Transparente Kommunikation: Klare Darstellung des Nutzens und der Vorteile neuer Prozesse (z.B. Zeitersparnis, Reduzierung von Abschreibungen, präzisere Bestellungen).

5. Welche Eigenschaften oder Funktionen von necta erleichtern euch als Implementierungspartner besonders die Arbeit?

Oliver Schrock: Als Implementierungspartner schätzen wir insbesondere folgende Eigenschaften und Funktionen von necta:

• Integrierte End-to-End-Abdeckung: Die Software deckt alle wichtigen Bereiche ab: Warenwirtschaft, Menüplanung, Produktion, Allergenkennzeichnung und Rechnungsabgleich.
• Flexible Artikel- und Rezeptstammdaten: Ermöglicht eine einfache und detaillierte Verwaltung von Produkten und Rezepturen.
• Lieferanten-Schnittstellen und Kataloganbindung: Erleichtert die Anbindung von Lieferanten und die Nutzung von deren Produktkatalogen.
• Rollenbasierte Benutzerverwaltung: Ermöglicht eine präzise Zuweisung von Berechtigungen.
• Aussagekräftige Auswertungen und Dashboards: Bieten schnelle Einblicke in relevante Kennzahlen.
• Cloud-Betrieb: Ermöglicht einen schnellen und flexiblen Rollout der Software.

6. Woran merken Kunden nach dem Go-live am deutlichsten, dass sich die Investition in eine digitale Warenwirtschaft gelohnt hat?

Oliver Schrock:

Eine messbare Kostenreduktion liegt natürlich in geringeren Food-Kosten durch einen präziseren Einkauf analog standardisierter und kalkulierter Rezepte, bessere Preisvergleiche und einen optimierten Lagerbestand. Darüber hinaus profitiert jeder S&F-Kunde, der necta nutzt, von vertraglich zugesicherten Einsparungen über S&F.

Folgende Faktoren führen ebenfalls zu Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen:

• Reduzierte Verderb- und Abschreibungsraten: Bessere Steuerung von Lagerbeständen minimiert Schwund.
• Weniger Bestellfehler und Retouren: Höhere Bestellgenauigkeit führt zu weniger Rücksendungen und Reklamationen.
• Signifikante Zeitersparnis: Beschleunigung von Bestell-, Inventur- und Rechnungsprüfungsprozessen.
• Verbesserte Nachweis- und Kennzeichnungsfähigkeit: Einfache Erfüllung von Anforderungen bezüglich Allergene und Nährwerte.
• Bessere Planbarkeit und Transparenz: Schnellere und detailliertere Auswertungen ermöglichen eine fundiertere Steuerung und ein effektiveres Controlling.

7. Wo liegen aus eurer Erfahrung die größten Stolpersteine bei Digitalisierungsprojekten und wie lassen sie sich vermeiden?

Oliver Schrock: Aus unserer Erfahrung liegen die größten Stolpersteine bei Digitalisierungsprojekten in der Gastronomie – ohne einen qualifizierten externen Partner – in einer Abwehrhaltung der Mitarbeitenden, in einer fehlenden oder unzureichenden Projektsteuerung mit unklaren Führungs- und Entscheidungsstrukturen, in einer mangelhaften Datenqualität durch unbereinigte oder fehlerhafte Stammdaten, in unzureichenden Anwenderschulungen sowie in der fehlenden Anbindung von Lieferanten, was die Effizienzgewinne deutlich einschränkt.

Die Anwendungsberater und das Einführungskonzept der S&F-Gruppe minimieren diese Risiken gezielt, indem diese aktiv vermieden werden. Projektverantwortlichkeiten werden explizit im Projektmanagement benannt, auf mögliche Fehlerquellen bei der Stammdatenanlage im necta-System wird während der Schulungen ausführlich hingewiesen und der Systemaufbau entsprechend intensiv begleitet. Die S&F kümmert sich zudem um die Anbindung aller benötigten Lieferanten, so dass dieser Aufwand für den Kunden keine Rolle mehr spielt.

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