Fachkräftemangel in der Gastronomie: Wie Küchen trotz Personalmangel handlungsfähig bleiben

Laut Angaben des deutschen Hotel- und Gaststättenverbands DEHOGA fehlen über 60.000 Mitarbeitende allein in Deutschland – Tendenz steigend. Auch in Österreich ist die Lage dramatisch: Laut WKO sind 69 % der Unternehmen in der Gastronomie & Hotellerie stark oder eher stark vom Fachkräftemangel betroffen.

Auch wir sehen, wie stark dieser Druck die Küchen belastet: Teams arbeiten am Limit, Prozesse geraten ins Stocken, und manchmal müssen Betriebe ihr Angebot einschränken, weil schlicht die Leute fehlen. Gleichzeitig wächst der Bedarf an Verpflegung, ein scheinbar unlösbarer Widerspruch.

Die Herausforderungen sind also sichtbar und sie treffen Küchenbetriebe besonders hart. Während andere Branchen Arbeitsabläufe leichter outsourcen oder automatisieren können, hängt die Gastronomie nach wie vor stark von Menschen ab, die tagtäglich Speisen zubereiten, Gäste betreuen und strenge Vorgaben erfüllen. Genau deshalb brauchen Küchen neue Wege, um ihre Teams zu entlasten: durch klare Strukturen, effiziente Prozesse und digitale Unterstützung.

Doch die Frage ist: Wie können Küchenbetriebe trotz weniger oder häufig wechselndem Personal effizient, wirtschaftlich und nachhaltig arbeiten?

Ich bin überzeugt: Digitale Lösungen sind ein entscheidender Teil der Antwort.

Ursachen des Fachkräftemangels in der Gastronomie

Als jemand, der die Branche täglich begleitet, sehe ich die Ursachen auf mehreren Ebenen:

Demografischer Wandel

Deutschland wie auch Österreich stehen vor einem massiven demografischen Problem. Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft Köln (IW Köln) gehen bis 2030 rund fünf Millionen Erwerbstätige in Rente – Nachwuchs gibt es deutlich weniger.
In Österreich prognostiziert Statistik Austria, dass die Zahl der Erwerbspersonen im Alter von 15- bis 64-Jahren bis 2040 deutlich sinkt, während gleichzeitig der Anteil älterer Erwerbstätiger (55+) weiter zunimmt. Besonders die Gastronomie leidet, weil Berufe wie Koch oder Servicekräfte an Attraktivität verlieren.

Arbeitsbelastung & unattraktive Arbeitszeiten

Unregelmäßige Schichten, Wochenenddienste und hohe physische Belastung schrecken viele junge Leute ab. In einer Studie der ÖHV aus 2021/22 geben 72 % der Betriebe an, dass es schwieriger geworden sei, Mitarbeiter:innen zu finden – oft wegen Arbeitszeiten, Schichtdiensten und Anforderungen an Flexibilität.

Das spiegelt auch die Realität wider: Viele Betriebe müssen sonntags schließen oder Öffnungszeiten einschränken, weil schlicht kein Personal mehr da ist.

Steigende Anforderungen

Neben dem Personalmangel wachsen die Anforderungen. Küchen müssen heute die Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV) einhalten, Nachhaltigkeitsziele dokumentieren und Hygienestandards lückenlos prüfen

Österreichische Vorschriften – z. B. durch AGES und gesetzliche Hygiene-Leitlinien – verlangen immer mehr Dokumentation, was in Küchenbetrieben zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Wirtschaftlicher Druck

Der DIHK Report Fachkräfte 2023/2024 zeigt, dass viele Betriebe Öffnungszeiten kürzen oder Aufträge ablehnen müssen.

Der Personalmangel zwingt viele Häuser zu pragmatischen Maßnahmen: Speisekarten werden verschlankt, Öffnungszeiten angepasst oder zusätzliche Ruhetage eingelegt – vor allem, um Qualität und Abläufe trotz knapper Teams zu sichern. Aktuelle Branchenanalysen der österreichischen Wirtschaftskammer unterstreichen den anhaltenden wirtschaftlichen Druck in der Gastronomie.

Auswirkungen auf Küchenbetriebe

In meinen Gesprächen schildern Küchenleitungen immer wieder ähnliche Folgen:

• Mehr Überstunden und Druck auf die vorhandenen Teams.
• Höhere Fehlerquote bei Bestellungen, Rezepturen oder Allergenkennzeichnung.
• Weniger Zeit fürs Wesentliche – Qualität der Speisen, Gastfokus, Nachhaltigkeit.
• Wirtschaftlicher Druck, weil Kosten steigen, Personal fehlt und die Fluktuation zunimmt.

Das Fazit: Ohne Entlastung und digitale Unterstützung geraten Küchenbetriebe durch den Fachkräftemangel schnell an ihre Grenzen – organisatorisch, qualitativ und wirtschaftlich.

Digitalisierung als Entlastung

Viele Küchen arbeiten noch mit Excel-Listen, E-Mails und Zetteln. Ich habe das oft gesehen – und wie viel Zeit und Energie dabei verloren geht. Mit einer zentralen Plattform können Bestellungen, Rezepte, Lagerstände und Auswertungen an einem Ort gemanagt werden.

Das bringt echte Vorteile:

• Zeitersparnis durch automatisierte Bestellungen, standardisierte Rezepturen und schnelle Auswertungen.
• Weniger Fehler bei Allergenkennzeichnung, Wareneinsatz oder Speiseplänen, da Daten nur einmal gepflegt werden müssen.
• Bessere Planbarkeit für Teams, die sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Qualität und Gästezufriedenheit.

Wie necta konkret unterstützt

Bei necta haben wir unsere Plattform genau für diese Probleme entwickelt:

1. Bestellungen automatisieren
   Mit wenigen Klicks lassen sich Bestellvorschläge generieren und Bestellungen direkt aus dem System auslösen. Artikel, Mengen und Lieferanten sind hinterlegt – das spart Zeit, reduziert Fehler und verhindert Engpässe.
2. Rezepte & Allergenkennzeichnung digital verwalten
   Alle Rezepturen werden zentral gepflegt und automatisch mit Nährwerten, deklarationspflichten Stoffen sowie Allergendaten versehen. So wird die LMIV-konforme Kennzeichnung zur Routine, ohne zusätzlichen Aufwand.
3. Lagerstände & Wareneinsatz im Blick
   Digitale Lagerführung zeigt Bestände in Echtzeit. Küchenleitungen behalten den Überblick über Kosten, Verbrauch und Wareneinsatz – auch wenn das Team klein ist.
4. Speisepläne zentral pflegen & ausrollen
   Änderungen an Rezepturen oder Menüs werden sofort an alle Standorte ausgespielt. Das sorgt für einheitliche Qualität und spart unzählige Abstimmungsrunden.
5. Berichte & Auswertungen automatisch generieren
   Von Portionenzahlen bis Wareneinsatz – alle Kennzahlen sind jederzeit abrufbar. Das manuelle Controlling entfällt und Entscheidungen können faktenbasiert getroffen werden.
6. Verrechnung

Der Abgleich von Lieferscheinen, Eingangsrechnungen und Bestellungen erfolgt digital und transparent. So wird die Rechnungsprüfung und Weiterverrechnung erheblich vereinfacht, Fehlerquellen sinken und die  Dunkelverbuchungsquote wird immens gesteigert.

Ein Beispiel: IN VIA Köln konnte mit necta den Zeitaufwand für Planung und Auswertung um rund 30–35 % senken – und das Team spürbar entlasten.

Jetzt die Erfolgsgeschichte von IN VIA Köln lesen!

Meine Praxis-Tipps für Küchenleitungen

Die Digitalisierung muss nicht von heute auf morgen passieren – im Gegenteil: Wer schrittweise vorgeht, schafft nachhaltige Ergebnisse.

• Binde dein Team früh ein und zeige die Vorteile. Je eher Teams den Nutzen sehen, desto schneller wächst die Akzeptanz.
• Standardisiere Prozesse, nicht nur Tools. Digitale Tools entfalten ihre Wirkung vor allem dann, wenn sie klare Strukturen unterstützen.
• Wähle einen Partner, der die Branche versteht. Eine Lösung wie necta ist speziell auf Küchenprozesse zugeschnitten – das spart Zeit und Umwege.

Fazit

Der Fachkräftemangel wird uns noch lange begleiten. Aber ich sehe bei unseren Kunden jeden Tag: Mit den richtigen Tools lässt sich der Druck reduzieren, Qualität sichern und das Team entlasten.

Mit necta stabilisieren Küchenleitungen ihre Prozesse und bleiben handlungsfähig – auch mit weniger Personal.

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