Digitale Warenwirtschaft in der Gastronomie: Mein Weg mit necta

Diese Momente kenne ich nicht nur aus Kundengesprächen. Ich habe sie während der Entwicklung von necta hautnah erlebt, wenn wir Prozesse durchgespielt haben. Es war immer wieder erstaunlich zu sehen, wie viel Energie, Zeit und Nerven in manuelle Warenwirtschaft fließen – und wie groß die Erleichterung ist, wenn plötzlich ein System im Hintergrund alles zusammenführt. Genau da setzt eine digitale Warenwirtschaft an.

Warum eine moderne Warenwirtschaft so wichtig geworden ist

Die Welt der Gastronomie steht unter Druck. Steigende Lebensmittelpreise, immer neue Anforderungen an Kennzeichnung und Hygiene und gleichzeitig Personalmangel. In vielen Gesprächen mit Küchenverantwortlichen spüre ich: Sie wollen Qualität für ihre Gäste sicherstellen, aber die Rahmenbedingungen machen es ihnen immer schwerer.

Ich erinnere mich noch an eine Unterhaltung mit einem Küchenleiter einer sozialen Einrichtung auf einer Messe. Er sagte zu mir: „Ich habe hier jeden Tag 500 Mahlzeiten auf dem Tisch, aber nur noch halb so viele Leute wie früher. Wenn ich noch länger mit Excel arbeite, gehe ich unter.“ Solche Sätze bleiben hängen.

Genau deshalb ist eine digitale Warenwirtschaft heute kein „nice to have“ mehr, sondern eine Notwendigkeit. Sie hilft, Überblick zu behalten, Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen – damit die Menschen in den Küchen wieder das tun können, was wirklich zählt: gutes Essen auf den Teller bringen.

Die Vorteile, die ich in der Praxis immer wieder sehe

Was mich als Entwickler und jetzt Produktmanager immer motiviert hat: Die Momente, wenn Kund:innen uns erzählen, wie viel leichter ihr Alltag geworden ist. Inzwischen kenne ich die Vorteile aus Dutzenden Projekten – und sie wiederholen sich überall.

• Echtzeit-Transparenz: Früher hörte ich oft „Wir wissen nicht genau, was im Lager liegt“. Heute öffnen Küchenchefs necta und sehen sofort Bestände, Wareneinsatz und Kosten. Keine bösen Überraschungen mehr.
• Flexibler Einkauf: Ein Kunde erzählte mir stolz, dass er dank necta nicht mehr von einem einzigen Lieferanten abhängig ist. Er vergleicht Preise, bestellt frei – und spart damit bares Geld.
• Zeitersparnis: Bei IN VIA Köln konnten die Teams durch die Einführung von necta 30–35 % Zeit in Planung und Auswertung einsparen. Statt unübersichtlicher Excel-Dateien sorgen heute klare digitale Abläufe für spürbare Entlastung im Küchenalltag. Lesen Sie hier die ganze Erfolgsgeschichte.
• Weniger Food Waste: Durch präzisere Planung fällt deutlich weniger weg. Für mich ist das einer der schönsten Effekte, weil es nicht nur die Kosten senkt, sondern auch nachhaltig wirkt.
• Rechtssicherheit: Das Thema Allergenkennzeichnung ist komplex. Viele Küchenleiter:innen arbeiten dank digitaler Unterstützung deutlich entspannter, weil sie sich auf die korrekten Daten verlassen können.

Welche Funktionen den Unterschied machen

Als Entwickler habe ich necta immer mit dem Ziel gebaut: Die Software muss praktisch sein. Keine theoretischen Spielereien, sondern echte Hilfe im Alltag. Heute als Produktmanager sehe ich genau, welche Funktionen die größten Hebel sind:

• Lagerverwaltung & mobile Inventur: Wenn mir Kunden erzählen, dass sie jetzt einfach mit dem Tablet durchs Lager gehen und Bestände erfassen, spüre ich, wie viel Stress dadurch wegfällt.
• Automatisierte Bestellungen: Mindestbestände hinterlegen, Vorschläge bekommen, flexibel entscheiden – für mich ist das die perfekte Mischung aus Kontrolle und Entlastung.
• Rezept- & Allergenmanagement: Besonders spannend finde ich, wie zentralisierte Rezeptverwaltung den Alltag erleichtert. Selbst bei Krankheitsausfällen läuft alles weiter, weil alle dieselben Daten nutzen.
• Echtzeit-Dashboards: Ich liebe es, wenn Küchenleiter mir ihr Betriebsergebnis zeigen und sagen: „Endlich habe ich meine Zahlen im Griff.“
• Schnittstellen: In Gesprächen mit Buchhaltern und Controllern sehe ich, wie wichtig es ist, dass Kasse, Lieferanten und Buchhaltung angebunden sind. Keine mehrfach redundanten Arbeitsschritte mehr.

So gelingt die Umstellung – aus meiner Erfahrung

Viele fragen mich: „Klaus, klingt gut – aber ist die Einführung nicht kompliziert?“
Ich kann aus meiner Erfahrung nur sagen: Wenn man die Schritte klar strukturiert, geht es erstaunlich schnell.

1. Bestandsaufnahme Unsere erfahrenen Projektmitarbeiter schauen sich gemeinsam mit dem Kunden, wo noch manuell gearbeitet wird und wo die Potentiale liegen
2. Datenpflege: Grundprodukte, Rezepte und Lieferanten werden ins System übernommen.
3. Rollout: Wir schulen die Teams praxisnah.
4. Erfolgsmessung: Nach wenigen Wochen sieht man die Ergebnisse – weniger Zeitaufwand, weniger Food Waste, bessere Kostenkontrolle.

Ein Beispiel: IN VIA Köln konnte mit necta 30–35 % Zeit in Planung und Auswertung einsparen. Dank zentral gepflegter Rezepturen und klarer digitaler Abläufe arbeiten heute alle einheitlich – selbst bei Krankheitsausfällen oder Personalwechseln. Die Teams müssen deutlich weniger manuell kontrollieren und nachbearbeiten, was spürbare Entlastung im Küchenalltag bringt.

Welche Kennzahlen wirklich zählen

Als Produktmanager rede ich viel über Zahlen. Aber was zählt wirklich? Aus meiner Sicht sind es vor allem diese KPIs:

• Wareneinsatzquote – zeigt, wie wirtschaftlich gearbeitet wird.
• Inventurabweichungen – Schwund und Überbestände fallen sofort auf.
• Preis- und Lieferantenvergleich – schafft Verhandlungsspielraum.
• Zeitersparnis im Prozess – jede Stunde weniger Büroarbeit ist eine Stunde mehr für die Küche.
• Food-Waste-Reduktion – mein persönliches Herzensthema, weil es Nachhaltigkeit und Kostenkontrolle verbindet.

Trends, die ich spannend finde

In meinen Gesprächen mit Kunden taucht ein Thema immer öfter auf: Nachhaltigkeit. ESG-Kriterien, EU-Regularien, CO₂-Transparenz – all das kommt auf die Branche zu.

Als wir necta mit Eaternity verknüpft haben, war das für mich ein echtes Highlight. Plötzlich konnten wir CO₂-Fußabdrücke von Rezepten berechnen und so Nachhaltigkeit messbar machen. Ich sehe darin einen riesigen Wettbewerbsvorteil – und viele Küchenleiter:innen bestätigen mir das.

Mein Fazit

Wenn ich heute auf die letzten Jahre zurückblicke, sehe ich eine klare Entwicklung: Digitale Warenwirtschaft ist vom „nice to have“ zum absoluten Muss geworden. Ich habe unzählige Küchen gesehen, die mit Zetteln, Excel oder Bauchgefühl gearbeitet haben und ich habe gesehen, wie sich ihr Alltag verändert hat, sobald sie digitalisiert wurden.

Für mich ist das Schönste, wenn ein Küchenleiter nach ein paar Monaten sagt: „Klaus, ihr habt uns wirklich das Leben leichter gemacht.“ Genau dafür arbeite ich jeden Tag, mit meinem Team, mit unseren Kunden, mit Leidenschaft für bessere Küchenprozesse.

Wer also heute noch zögert, den Schritt zu gehen: Traut euch! Es lohnt sich, für euer Team, für eure Gäste und für die Zukunft eurer Gastronomie.

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