Erfolgsgeschichte
Österreichisches Rotes Kreuz Landesverband Salzburg
Sieben Küchen, ein System: Wie das Rote Kreuz Salzburg mit necta Ordnung in den Küchenalltag bringt
Das Rote Kreuz Salzburg betreibt sieben produzierende Küchen an verschiedenen Standorten und versorgt Bewohner:innen in den Rotkreuz-Wohnhäusern und externe Kunden täglich mit Frühstück, Mittag- und Abendessen.
Allein mittags werden in einem Monat rund 24.000 Mahlzeiten zubereitet, eine beachtliche logistische Leistung, die Planungssicherheit, Transparenz und Effizienz erfordert. Mit der Einführung von necta wurde der Küchenalltag grundlegend modernisiert, von der Wareneinsatzkontrolle über die Allergenkennzeichnung bis hin zu automatisierten Bestell- und Abrechnungsprozessen.
Ausgangssituation
Vor der Einführung von necta standen die Küchenleiter:innen des Roten Kreuzes Salzburg vor einer Reihe organisatorischer Herausforderungen:
Keine standardisierten Rezepte oder Mengenangaben: Der Wareneinsatz war nur schwer nachvollziehbar und konnte – wenn überhaupt – lediglich mit erheblichem Aufwand und manueller Nachbearbeitung auf monatlicher Basis ermittelt werden.
Die manuelle Erfassung der Allergeninformationen erwies sich als zeitintensiv und anfällig für Eingabefehler.
Wirtschaftliche Auswertungen waren nur im Nachhinein anhand von Lieferantenrechnungen möglich.
Eine auf Papierdokumenten und Excel-Tabellen basierende Bestandsführung führte zu ineffizienten Abläufen und erschwerte die Nachverfolgbarkeit.
„Uns war wichtig, ein Warenwirtschaftssystem einzuführen, das den Wareneinsatz wöchentlich transparent macht und die Allergene automatisch den Gerichten hinterlegt.“
Bernhard HaasKüchenkoordinator beim Roten Kreuz Salzburg (Küchenmeister, diätetisch geschulter Koch, Hygienemanager TÜV®)
Ziele & Entscheidungsgrundlage
Das Hauptziel war klar definiert:
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- Einheitliches Speiseplanlayout für alle Standorte
- Korrekte und automatisierte Allergenkennzeichnung
- Transparenz im Wareneinsatz
Zudem sollte ein System eingeführt werden, das Preisvergleiche zwischen Lieferanten ermöglicht und die tägliche Arbeit in den Küchen deutlich vereinfacht.
Projektverlauf
Für die Implementierung wurde zunächst ein Projektteam mit fünf bis sechs Personen gebildet. Bedingt durch Krankheitsfälle und Fluktuation im Team konnten am Ende zwei Mitarbeitende das Projekt erfolgreich abschließen.
Gemeinsam mit dem necta Projektleiter wurden Grundprodukte angelegt, Lieferanten angebunden und externe Kunden integriert.
„Uns war wichtig, ein Warenwirtschaftssystem einzuführen, das den Wareneinsatz wöchentlich transparent macht und die Allergene automatisch den Gerichten hinterlegt.“
Bernhard HaasKüchenkoordinator beim Roten Kreuz Salzburg (Küchenmeister, diätetisch geschulter Koch, Hygienemanager TÜV®)
Ergebnisse & Vorteile
Die Einführung von necta brachte zahlreiche messbare Verbesserungen:
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- Zeitersparnis bei Bestellungen: Lieferantenvergleiche erfolgen automatisch, pro Bestellung rund 30 Minuten weniger Aufwand.
- Komplette Bestellabwicklung über necta: Fehlerhafte oder vergessene Bestellungen gehören der Vergangenheit an, ebenso wie kurzfristige Fahrten zu Einzel- oder Großhändlern.
- Lieferscheinabgleich und Reklamationsprozess direkt im System: künftig an allen Standorten geplant.
- Automatisierte Rechnungsübergabe an die Buchhaltung spart monatlich 3–4 Stunden.
- Erleichterte Inventur dank hinterlegter Preise und Lagerstände – bis zu 3 Stunden Zeitgewinn pro Halbjahr.
Nutzer:innen-Feedback
Wie in vielen Betrieben gab es anfangs Vorbehalte. Bernhard Haas führte selbst Schulungen mit den Teams an den verschiedenen Standorten durch. Nach kurzer Zeit habe sich die Haltung gewandelt:
Die Küchenleiter:innen schätzen inzwischen, dass sie mit necta nicht nur kochen, sondern auch administrative Verantwortung effizienter wahrnehmen können.
„Heute sagen manche Kollegen zu mir:‘Ich könnte es mir gar nicht mehr ohne necta vorstellen.‘“
Bernhard HaasKüchenkoordinator beim Roten Kreuz Salzburg (Küchenmeister, diätetisch geschulter Koch, Hygienemanager TÜV®)
Technischer Einblick
Anbindung der Buchhaltung: technische Schnittstelle in Bearbeitung, um Rechnungen automatisch in die Buchhaltungssoftware zu übernehmen.
mynecta wird bereits erfolgreich für externe Kunden genutzt, vereinfacht Kommunikations- und Bestellprozesse erheblich.
Ausblick
Der Fokus beim Roten Kreuz in Salzburg liegt zukünftig auf:
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- Controlling und Auswertungen mit verlässlichen Kennzahlen
- Überarbeitung der Speisenbeschreibungen für ansprechendere Menütexte
- Kontinuierliche Pflege des Systems als „lebendes Werkzeug“
„necta hat uns geholfen, unsere Küchen strukturierter, digitaler und wirtschaftlicher aufzustellen, ein großer Schritt in Richtung Zukunft“, fasst Bernhard Haas zusammen.
Unternehmen
Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband Salzburg
Branche
Gesundheitswesen, Gemeinschaftsverpflegung
Ort
Salzburg, Österreich
Anwendungsbereiche
Pflegeeinrichtungen, Hausbewohnerverpflegung