Erfolgsgeschichte
Klüh Catering
Täglich tausende Mahlzeiten, viele Bedürfnisse – und ein System, das endlich passt
Klüh Catering ist ein Geschäftsbereich der international tätigen Klüh Service Management GmbH mit Hauptsitz in Düsseldorf.
Das Unternehmen gehört mit mehr als 200 Betrieben zu den führenden Anbietern im Bereich Gemeinschaftsverpflegung in Deutschland und versorgt täglich Menschen in Kantinen, Kliniken, Senioreneinrichtungen, Schulen und Kitas. Mit hoher gastronomischer Kompetenz, einem klaren Fokus auf Qualität, Nachhaltigkeit und Prozesssicherheit sowie modernsten digitalen Lösungen steht Klüh für zukunftsfähige Verpflegungskonzepte.
Ausgangssituation
Vor der Einführung von necta setzte Klüh auf das System eines anderen Anbieters. Dieses zeigte jedoch gravierende Schwächen: Die Abbildung der gewünschten Prozesse war nicht möglich, es fehlten wichtige Schnittstellen zu MBS-Systemen und das Produktionsmodul funktionierte nicht zuverlässig. Besonders problematisch war die häufige Lieferung von nicht bestellten Ersatzartikeln durch Lieferanten, was zu erhöhten Kosten, gestiegenem Koordinationsaufwand und mangelnder Planungssicherheit führte.
Ziele & Entscheidungsgrundlage
Klüh verfolgte mit der Umstellung auf necta mehrere strategische Ziele:
- Aufbau einer eigenständigen Warenwirtschaft ohne Abhängigkeit von einer externen Einkaufsgesellschaft
- Aufbau eines internen Teams zur aktiven Betreuung der Betriebe
- Abbildung individueller Wunschprozesse
- Bereitstellung einer skalierbaren Lösung für verschiedenartige Betriebsformen in B&I, Care, Kliniken, Schulen und Kitas
necta überzeugte durch seine Anpassungsfähigkeit, die hohe Integrationstiefe und die professionelle Betreuung des Einführungsprozesses.
Projektverlauf
Die Implementierung verlief in enger Abstimmung mit einem zentralen Core Team sowie einem erweiterten Projektteam, bestehend aus rund 20 Betriebs- und Küchenleitern sowie Key Usern aus den jeweiligen Bereichen. Gemeinsam wurden die Prozessanforderungen analysiert und das System individuell angepasst. Der kontinuierliche Austausch, eine ausgiebige Testphase und folgende professionelle Schulungen sorgten für eine reibungslose Einführung.
Besondere Anforderungen
Das Projekt war durch komplexe Customizing-Anforderungen geprägt, die sowohl inhaltliche als auch technische Herausforderungen beinhalteten. Wichtige vertragliche Rahmenbedingungen und branchenspezifische Anforderungen mussten exakt abgebildet werden, insbesondere mit Blick auf Transparenz, Effizienz und Steuerbarkeit der Einkaufsprozesse.
„Die strukturierte Einführung von necta und die frühe Einbindung unserer Küchen- und Betriebsleitungen haben entscheidend zur hohen Akzeptanz beigetragen. necta wurde als Lösung, nicht als Belastung wahrgenommen.“
Thorsten Schumacherehemaliger Projektleiter Warenwirtschaft und Catering Management Systeme, heute Geschäftsführer Keros Consult
Ergebnisse & Mehrwert
Die Effekte der Systemumstellung auf necta lassen sich bei Klüh klar erkennen. Die Anwenderzufriedenheit ist spürbar gestiegen. Mitarbeitende schätzen vor allem die praxisnahe Abbildung ihrer Prozesse sowie die spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Die Zahl der Ersatzlieferungen konnte deutlich reduziert werden, da Bestellungen transparenter und gezielter abgewickelt werden. Gleichzeitig werden Wunschprozesse auf allen Ebenen zuverlässig umgesetzt – ein wesentlicher Vorteil angesichts der vielfältigen Betriebsstrukturen bei Klüh.
Durch die Anbindung an MBS-Systeme konnten zudem spürbare Personalkosteneinsparungen erzielt werden. Weitere Einsparpotenziale ergeben sich durch die zentrale Verwaltung von LMIV-Werten sowie die Standardisierung von Rezepturen. Die verbindliche Vorgabe zugelassener Artikel und Rezepturen schafft zusätzlich Planungssicherheit – sowohl operativ als auch kalkulatorisch.
Mit der Einführung von necta wurde auch die Transparenz über Betriebskennzahlen und Rezeptverwendung deutlich verbessert. Gleichzeitig profitiert die interne Kommunikation von der zentralen Steuerung: Informationen, Vorgaben und Änderungen lassen sich einfacher, schneller und einheitlicher an die jeweiligen Standorte übermitteln. In Summe stärkt necta die Wettbewerbsfähigkeit von Klüh – durch eine moderne, skalierbare Softwarelösung, die kontinuierlich mitwächst.
„necta hat unsere Prozesse nicht nur stabilisiert, sondern strategisch gestärkt. Die Standardisierung und Transparenz im Einkauf sowie die passgenaue Abbildung unserer betrieblichen Abläufe sind echte Erfolgsfaktoren.“
Michael Ihm vormals Projektmanager und Trainer bei Klüh Catering, heute Leiter Projektmanagement und Training bei Keros Consult
Nutzer:innen-Feedback
Die Rückmeldungen aus den Betrieben sind durchweg positiv. Die Mitarbeitenden erleben das System als praxisnah, flexibel und deutlich leistungsfähiger als das vorherige Tool. Besonders die passgenaue Abbildung der Bedarfe aus den verschiedenen Segmenten wird geschätzt.
Schulungsbedarf
Die Umstellung erforderte eine umfassende Schulung aller bisherigen Nutzer:innen des alten Systems. Die Grundlagenschulung umfasste drei Tage pro User, ergänzt durch weiterführende Schulungen für spezifische Module (z. B. MBS, Controlling). Auch nach Releases ist eine kontinuierliche Schulung notwendig, um Neuerungen weiterzugeben und das Wissen aufzufrischen.
Technischer Einblick
necta fügt sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft bei Klüh ein und sorgt durch intelligente Schnittstellen für automatisierte Prozesse. Neben DigiRev für die Kreditorenrechnung sind auch Kassensysteme und Menübestellsysteme angebunden, gespeist über necta. In Arbeit ist derzeit die Anbindung einer automatisierten Bandportionierung via Robotik. Die zentrale Steuerung über necta als führendes System sorgt für eine homogene, transparente Datenstruktur.
Zukunftsperspektive
Die digitale Reise bei Klüh ist noch lange nicht abgeschlossen: Die Anbindung der Debitorenbuchhaltung ist fester Bestandteil der nächsten Ausbaustufe. Mit necta setzt Klüh auf eine zukunftssichere Plattform, die mit den Anforderungen eines wachsenden, vielschichtigen Betriebsumfelds skaliert und kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Klüh sieht necta nicht nur als technisches Werkzeug, sondern als strategischen Partner für die Weiterentwicklung einer modernen, flexiblen und zukunftsfähigen Verpflegungsorganisation, mit dem Ziel, Qualität, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit dauerhaft in Einklang zu bringen.
Unternehmen
Klüh Catering GmbH
Branche
Gemeinschaftsverpflegung, Facility Services
Ort
Deutschland, bundesweit
Anwendungsbereiche
B&I, Care, Krankenhäuser, Schulen, Kitas